Eine ganze Industrie lebt mittlerweile von dem Dauerbrenner Zeitmanagement. Tausende von Angeboten, Methoden und Ratschlägen hält die Branche für uns Terminhastende bereit. Dabei stellt sich die Frage, doch vielmehr warum wir überhaupt in das Hamsterrad geraten sind. Die Antworten sind meist immer dieselben: Termindruck, die schnelle E-Mail zwischendurch, generelle Ressourcenengpässe oder das unerwartete Projekt das doch noch zwischen geschoben werden muss. Neu ist das nicht. Die Ursache liegt am steigenden Erwartungsdruck der Wirtschaft selbst. Neu und innovativ müssen sich die Unternehmen präsentieren und möglichst schnell ihren Kunden Lösungen anbieten können.

Doch kundenorientiertes Arbeiten gibt es seit es wirtschaftlichen Handel gibt. Dennoch tappen wir unbewusst in die Zeitfalle auch oder gerade wegen all den technischen Neuerungen. Ist die Basis für schnelle Kommunikation geschaffen wird sie auch erwartet und vorausgesetzt.

Messlatte Produktivität

Unsere Produktivität wird gemessen an der Leistung die wir in einer definierten, uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen können. Wer allerdings an 5 Fronten gleichzeitig kämpft, schafft weder die eine noch die andere Aufgabe richtig. Im Zeitmanagement werden im Endeffekt all jene uns anerzogenen und sehr wohl im Alltag bewussten Handlungsrichtlinien neu gelernt. Einkaufen, Tanken und die Kinder abholen, koordinieren wir auch unter Termindruck und legen uns unwillkürlich einen Zeitplan zurecht. Produktiv ist also eher eine Definition was sinnvoll ist, es als Erstes zu tun und was als Letztes. Das gilt im Privatleben ebenso wie Im Job.

Doch warum verlieren wir gerade im beruflichen Bereich eher den Überblick? Ganz einfach, weil es oft schwer fällt wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, denn in der Praxis finden wir uns meist mit mehreren gleich wichtigen Aufgaben wieder.

Ein weiteres Problem ist, das wir oft nicht selbst über die Wichtigkeit bestimmen können, sondern vorgegebene Zeitfenster uns dazu zwingen. Da ist der Kunde den man schon seit Tagen versucht zu erreichen und ausgerechnet dieser ruft nun während des Meetings an. Der Kollege der dringend gerade jetzt Informationen benötigt und in eine wichtige Projektphase platzt. Situationen wie diese können wir letztlich nicht eliminieren.

Mythos Selbstdefinition

Jeder gute Zeitmanagementkurs wird Ihnen 2 wichtige Denkansätze mitgeben: 1) die Definition & Delegation der Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und 2) die realistische Einschätzung der Zeit, die diese in Anspruch nehmen werden. Das mag auf einen prozentuell geringen Anteil von Mitarbeitern zutreffen, die mit dieser Methode sich wirklich freie Zeit erschaffen . Das Hauptproblem ist die zu knappe Bemessung von Ressourcen in den Unternehmen an sich.

Statistisch gesehen, werden erst dann neue Mitarbeiter eingestellt, wenn eine offensichtliche Nichtabdeckung eines Aufgabenbereiches erkennbar ist. Also wenn auf lange Sicht gesehen, diese Aufgaben nicht mehr „nebenher“ bewältigt werden können.

Es gibt kaum ein Unternehmen in dem Mitarbeiter Aufgaben zu einer 100 % Abdeckung in Relation zu ihren zur Verfügung stehenden Ressourcen bewältigen. Wirtschaft heißt in erster Linie bestehende Ressourcen zu optimieren. Das ist wichtig für die Entwicklung des Unternehmens und der Mitarbeiter. Man kann also grundsätzlich auch nicht von einem Negativaspekt reden, aber durchaus von einem Mythos der in der Praxis nur für Mitarbeiter mit einer eigenverantwortlichen Position umsetzbar ist.

Wichtig statt Richtig - der eigene Rhythmus

Sich zu organisieren und sich seine Zeit bewusst und sinnvoll einzuteilen bleibt trotzdem eine Prämisse. Letztlich zählt es doch qualitativ zu arbeiten und nicht quantitativ auch wenn der Chef drängelt. Auch wenn gewisse Umstände nicht abstellbar sind, können wir dennoch eins ganz konkret tun: die richtige Selbsteinschätzung. Ein nervöses Nervenbündel braucht im Job niemand, dann lieber mal bewusst NEIN sagen und Vorschläge machen, wie die Aufgabe denn bewältigbar wäre. Wer sein Optimum wann erreicht hat, weiß der Mitarbeiter letztlich nur selbst.

Zeitmanagement ist also eine recht individuelle Sache und hat ihre natürlichen Grenzen. Sicher helfen Kurse, strategische Ansätze in die Organisation zu bringen. Dennoch, je mehr wir anfangen Zeit zu planen, desto größer wird der Stress. Und egal wie sehr man plant und optimiert; das ist wie mit dem Feld bestellen. Der Bauer ist fertig, wenn er fertig ist.