Unzählige Botschaften innerhalb eines Unternehmens müssen jeden Tag verwaltet, gefiltert, zugeteilt und veröffentlicht werden. Dabei sollen diese möglichst abteilungsübergreifend kommuniziert werden. Normale Mailprogramme schaffen da schon lange keine Abhilfe mehr, da der Grad der Wichtigkeit der Mitteilung und die Kategorisierung der Informationen damit nicht gesteuert werden kann. Diese aber wiederum bestimmen die Umverteilung der Information und ihre Empfänger.

Eine Vielzahl an Strategien und Möglichkeiten sind daher auf den Markt gedrungen um diesem Problem Herr zu werden – denn Fakt ist, dass die Menge der Informationen die uns jeden Tag ungefiltert erreicht nicht zum Abbau von Verwaltungsaufwänden führt, sondern mittlerweile einen eigenen Verwaltungsaufwand darstellt.

Die In-Kopie-Information

Jeder kennt sie, die in-Kopie Mails, die den Kopie-Empfänger entweder in Ratlosigkeit über die Nutzung der Information zurücklassen oder gleich im Papierkorb landen, geschweige denn wirklich bewusst gelesen werden. Diese Form der Kommunikation löst gleich 2 Arten von Kommunikationsproblemen aus. Zum einen entzieht sie dem Sender die Verantwortung über die Sicherstellung der Übergabe von Information, zum anderen löst sie kein Verantwortungsbewusstsein beim Mitlesenden aus.

Darüber hinaus schafft sie eine gewisse Bringschuld beim Mitlesenden, der sich nun nicht nur über die Komplexität oder Auswirkung der Information für ihn selbst kümmern muss, sondern sich vielleicht gar nicht darüber im Klaren ist, das das die eigentliche Projektübergabe war und/oder Folgeaktivitäten stattzufinden haben.

Die häufigsten Fehlerquellen bei Teamarbeiten sind unzureichend oder falsch übergebene Informationen. Kommunikation, Wissen und Informationen so zu verwalten und zu kategorisieren, dass immer jeder zur richtigen Zeit am richtigen Ort informiert wird, ist die große Herausforderung.

Gemeinsame Plattformen zu schaffen reicht nicht

In Zeiten wo Ressourcenplanung dazu beträgt, die zur Verfügung stehende Zeit im Optimum zu nutzen, führt zwangsläufig dazu, dass bei Missmanagement der Informationen, kaum Zeit bleibt für den Mitarbeiter die erhaltene Information auf Vollständigkeit zu recherchieren.

Die am häufigsten verwendete Lösung sind gemeinschaftliche Laufwerke, mit teils sehr komplexen Ablagesystemen. Auch CRM Module die noch vor Erstellung eines Dokumentes abfragen wo diese Information später zu finden sein wird, dienen nur der Archivierung, nicht aber der aktiven Organisation und Aufbereitung von Information. 

Das Sharepoint Modell

Eine Weiterentwicklung von gemeinschaftlichen Plattformen ist das Sharepoint Modell von Microsoft. Hier werden ähnlich wie bei einer Website, Kategorien und Themenblöcke geschaffen. Die Inhalte werden erklärt, aufbereitet und aus verschiedenen Medienbibliotheken können je nach Bedarf, interaktive Zeitschienen für Projektplanungen, Ablage- und Archivierung oder Text- und Bilddateien erstellt werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: die Navigation kann individuell angepasst werden und wird auf den jeweiligen Einsatz und ihrer Funktionalität abgestimmt.

Instore TV

Kombiniert man eine solche intelligente Plattform mit vorgelagerten Medien, die Announcements und Hinweise abbilden können, wo wann in welcher Form Informationen erhältlich sind, strukturiert und lenkt man Informationen zielgerichteter und trägt somit zur besseren Erreichung von strategischen Unternehmenszielen bei. Das Instore TV ist eine Möglichkeit, über interne Monitore Inhalte, Themen und Aktivitäten attraktiv und visuell aufbereitet, Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Durch Ankündigungen, News-Kategorien, das Einbinden von RSS Feeds, kann so nicht nur für den Mitarbeiter transparent Information zur Verfügung gestellt werden, auch Kunden profitieren von dieser Variation des Wissens- und Informationsmanagements.

Fakt ist, dass durch die Vielzahl der Medien und Kanäle, Informationen viel zielgerichteter abgebildet und zugänglich gemacht werden müssen. Nur so kann auf Dauer eine hohe Produktivität sicher gestellt werden. Die große Herausforderung unserer Zeit ist es, Informationen zu lenken und daraus Kommunikation zu erschaffen, die interne wie externe Abläufe einfacher gestalten.